RACI tabulky a jak na ně

RACI tabulky se používají v rámci procesního a projektového řízení ke stanovení odpovědnosti jednotlivých osob.

V praxi se však dost často můžeme setkat s RACI tabulkami, které jsou vyplněny naprosto nešťastně, což v konečném důsledku vede k značnému snížení efektivity a zbytečným problémům. Doporučujeme vám proto provést níže popsanou horizontální a vertikální analýzu, která by vám měla pomoci ty nejzávažnější nedostatky včas odhalit.

RACI matrix

RACI tabulka má podobu jednoduché matice, kde v řádcích jsou uvedeny činnosti, které je nutné v rámci celého procesu vykonat a ve sloupcích jsou pak uvedeny role, které se daného procesu účastní. Na průsečících tabulky je pak pomocí písmen R, A, C, I zachyceno, jakou má daná role v rámci dané činnosti odpovědnost. Přičemž jedna osoba může zastávat i více rolí.

Přehled odpovědností

Jednotlivé role mohu nést v rámci jednotlivých aktivity různou odpovědnost.

• Responsible – role, u které je uvedeno toto písmeno, danou činnost fyzicky vykonává.
• Accountable – role, u které je uvedeno toto písmeno, je odpovědná za kontrolu, že daná činnost byla úspěšně provedena nebo že probíhá a má konečné slovo.
• Consult –  role, u které je uvedeno toto písmeno, musí být kontaktována a musí s ní být vedena obousměrná komunikace a očekává se od ní nějaká reakce.
• Inform – role, u které je uvedeno toto písmeno, musí být informována, ale je s ní vedena jen jednosměrná komunikace, tzn. že se od ní neočekává žádná reakce.

Vertikální analýza

Při této analýze zkoumáme, co se nachází v jednotlivých řádcích daného sloupce za písmeno, přičemž se můžeme setkat s následujícím stavem:

• Ve všech řádcích se nachází nějaké písmeno. To by mohlo indikovat, že osoba, která zastává danou roli, je přetížena. Položte si proto otázku, zda je opravdu nutné s osobou, která zastává danou roli, všechno konzultovat a o všem ji informovat, a zda je to opravdu ona, kdo všechny činnosti vykonává nebo za ně nese odpovědnost.
• Příliš mnoho A nebo R. Položte si otázku, zda je opravdu daná role ve všech aktivitách odpovědná za fyzické provedení dané činnosti nebo její kontrolu. Jsou správně rozděleny pravomoci, nenese daná role příliš velkou odpovědnost?

Horizontální analýza

Při této analýze zkoumáme, co se nachází v jednotlivých sloupcích daného řádku za písmeno, přičemž se můžeme setkat s následujícím stavem:

• Více jak jedno A, v řádku se nachází několik A, to by se však nemělo v rámci jedné aktivity vyskytovat více než jednou, protože potom není zřejmé, kdo skutečně nese odpovědnost a má rozhodující slovo.
• Žádné A, pokud se v řádku nenachází žádné A, nikdo potom neprovádí kontrolu a nemá rozhodující slovo. Minimálně jedno A musí být u každé aktivity nějaké roli přiděleno. Možná vám tam taková role úplně schází.
• Více jako jedno R, pokud se v řádku nachází příliš mnoho R, mohlo by to znamenat, že by si daná aktivita zasloužila rozdělit do více aktivit.
• Žádné R, pak si musíte položit otázku, kdo tedy danou činnost vlastně vykonává, minimálně jedno R musí být u každé aktivity nějaké roli přiděleno.
• Žádné prázdné místo, ve všech sloupcích se nachází minimálně I nebo C. To může vést ke zpomalení celého procesu. Položte si otázku, zda je opravdu nutné všechno se všemi konzultovat a všechny o všem informovat.

Tip: U větších RACI tabulek doporučuji využít funkce podmíněného formátování např. v MS Excel a jednotlivé buňky obarvit podle písmen, které se v nich nacházejí. Na první pohled tak snáze odhalíte výše zmíněné nedostatky.

Diskuse na tomto webu je moderována. Pod článkem budou zobrazovány jen takové komentáře, které nebudou sloužit k propagaci konkrétní firmy, produktu nebo služby. V případě, že chcete, aby z těchto stránek vedl odkaz na váš web, kontaktujte nás, známe efektivnější způsoby propagace.