Lesk a bída HR v ČR: knowledge continuity management
V tomto příspěvku se podíváme na to, proč má mnoho firem problémy se sdílením a předáváním znalostí.
Aby společnost mohla nadále dosahovat růstu, tak se musí věnovat řízení lidských zdrojů, a svou pozornost pak upírat především na řízení talentů (talent management) a řízení znalostí (knowledge management).
To spočívá v předávání znalostí mezi stávajícími zaměstnanci a rovněž i v předávání znalostí od odcházejících zaměstnanců na stávající zaměstnance (knowledge continuity management), protože je třeba usilovat o to, aby tyto znalosti zůstaly i s odchodem zaměstnanců v organizaci zachovány.
Pokud však znalosti existují v dané organizaci jen v tacitní podobě, tak hrozí, že s odchodem klíčových zaměstnanců dojde i ke ztrátě cenného know-how. Tohle je však již poměrně dlouhodobě známý problém, který se většina organizací snaží řešit tím, že motivuje své zaměstnance ke sdílení znalostí a budování knowledge base (znalostní databáze).
Objevuje se však nový problém, zatímco dříve docházelo ke koncentraci znalostí u jedné osoby, tak dnes dochází k roztříštění znalostí mezi jednotlivé členy týmu, trochu eufemisticky by se to dalo označit jako kolektivní znalost. Příčinou je rostoucí počet zaměstnanců, jejich úzká specializace a na druhé straně tlak na snižování nákladů.
Zatímco úzká specializace je ve většině případů nezbytná, protože jedině tak mohou zaměstnanci zvládnout stále náročnější úkoly a rovněž i přicházet s tolik potřebnými inovacemi, tak tlak na snižování nákladů vede k tomu, že firmy nedokáží zajistit plnou zastupitelnost.
Opět se není čemu divit, protože pokud by měla existovat plná zastupitelnost, tak by musela organizace disponovat dvojnásobným počtem těchto specialistů a to by šlo proti požadavku na snižování nákladů. Jenže jak se zaměstnanci specializují na určitou činnost, kterou perfektně ovládají, tak ve výsledku téměř nikdo nerozumí celému systému jako celku anebo ho zná jen velice povrchně.
Zatímco na jednu stranu můžeme hovořit o dosahování synergetický efektů, kdy zaměstnanci organizace, oddělení nebo i členové sebeorganizujících týmů ví, na koho se obrátit, a společně tak dokážou vyřešit v podstatě cokoliv, tak na stranu druhou je takový systém založený na kolektivní znalosti velice zranitelný, protože v okamžiku, kdy odejde jeden člen týmu, dochází nejen ke ztrátě know-how, ale i oslabení akceschopnosti takového týmu.
Z tohoto důvodu je potřeba, aby docházelo k transformaci tacitních znalostí na explicitní a byla soustavně budována databáze znalostí (knowledge base). Vzhledem k tomu, že tacitní znalosti jsou získávány zkušenostmi, a jsou mnohdy obtížně přenositelné na explicitní.
A měl by to být především střední a nižší management, který by měl být zodpovědný za jejich přenos a vystupovat tak v roli jakých si znalostních inženýrů. Management by měl vědět, které znalosti jsou kritické a kdo je má. Leč nebývá tomu tak vždy a všude. Problémem může být nedostatek času, špatné vztahy na pracovišti, neochota se učit, a nevědomost toho, které znalosti je třeba považovat za kritické, a kdo je má. Příčinou může být i to, že nejsou stanoveny znalostní profily, není úplně zřejmé, jaké znalosti jsou na dané pozici potřeba a zda je daná osoba má.
Odpovědností vrcholového managementu by pak mělo být řízení znalostí na organizační úrovni, tedy identifikovat tuto potřebu a poskytovat podporu střednímu a nižšímu managementu. Už při nástupu by měla firma zaměstnance upozornit, že od něj očekává sdílení znalostí, ukotvit to i do smlouvy, protože jinak ho k tomu těžko může nutit.
V okamžiku, kdy přijdete s požadavkem na sdílení znalostí a budování nějaké databáze znalostí, tak můžete narazit. Zatímco mladší zaměstnanci jsou zpravidla ochotni sdílet a předávat znalosti, byť mají povětšinou jen teoretické znalosti, tak starší zaměstnanci, kteří naopak mají i praktické zkušenosti, zase nejsou příliš ochotni nebo schopni své znalosti předat.
Nejprve si musíme uvědomit, proč tomu tak je a co se s tím dá dělat. Příčin může být více. Zaměstnanec nemusí mít komu své znalosti předat, protože firmy tento problém začnou mnohdy řešit, až když jde zaměstnanec do důchodu, což je pochopitelně pozdě. Zaměstnanec také nemusí umět nebo být schopen své znalosti i při nejlepší vůli předat, obzvlášť pokud jsou tacitní a jedná na základě svých zkušeností a intuice.
Mnohdy se nedá obrátit přímo na zaměstnance a požádat ho, aby sepsal, co dělá, a jak to dělá, ale je potřeba, aby ho jeho nástupce stínoval delší dobu a společně s ním řešil problémy. To znamená, že musí existovat plán nástupnictví a s předáváním znalostí se musí začít v dostatečném časovém předstihu.
Podstatné je, že zaměstnanec s kritickými znalostmi by neměl odejít dříve, než své znalosti předá. Rok před odchodem do důchodu by měl s ním třeba nový zaměstnanec pracovat a učit se od něj, sepisovat to pro sebe a z těchto informací pak později mohou těžit všichni. Spolupráce, pokud bude zájem, pak může probíhat i v důchodu.
Problém může být, že zaměstnanec může mít obavu, že v okamžiku, kdy informace předá, tak bude propuštěn. Jednoduše nemusí být v jeho zájmu znalosti předávat, protože si chce udržet konkurenční výhodu. Zde je třeba si uvědomit, že pokud si zaměstnanec v produktivním věku chce udržet své místo, tak musí být lepší než ostatní.
O nějakém ochotném předávání tak lze mluvit jen v některých případech, např. zaměstnanec je altruista, očekává reciprocitu, je na konci kariéry, je těsně před odchodem apod. Zaměstnanec může také předávat jen část znalostí (zlepšovat si tak image a uspokojit požadavek zaměstnavatele) a část si nechávat jen pro sebe (ty, co představují konkurenční výhodu). A konkurenční výhoda dnešních zaměstnanců nestojí již povětšinou na manuální zručnosti, ale právě na znalostech.
A jak vnímáte vy tento problém, jak stimulujete své zaměstnanců k předávání znalostí?
K článku “Lesk a bída HR v ČR: knowledge continuity management” se zde nenachází žádný komentář - buďte první.
Diskuse na tomto webu je moderována. Pod článkem budou zobrazovány jen takové komentáře, které nebudou sloužit k propagaci konkrétní firmy, produktu nebo služby. V případě, že chcete, aby z těchto stránek vedl odkaz na váš web, kontaktujte nás, známe efektivnější způsoby propagace.
