Hodnocení IT investic: Počítáme TCO a ROI
Pokud budete hodnotit dvě řešení a jedno bude mít výrazně vyšší TCO, pro které se nakonec rozhodnete?
Pro to s výrazně nižším TCO? Na první pohled celkem logická úvaha, ale nemusí to být správné rozhodnutí. Proč? Protože řešení, u kterého vyšlo výrazně horší TCO, může mít mnohem lepší ROI, a proto bychom měli počítat i ROI. Náklady mohou být sice vyšší, ale zase mohou být vyšší i výnosy. A pokud je zisk definován jako rozdíl výnosů a nákladů, je zřejmé, že v takovém případě budeme mít i větší zisk. Spočítat TCO a ROI však nemusí být vůbec jednoduché.
TCO (Total Cost of Ownership)
TCO neboli celkové náklady na vlastnictví se počítají běžně za rok, dva roky, tři roky nebo pět let. Jedná se o součet všech přímých i nepřímých nákladů od nákupu, provozu a údržbu až po likvidaci. Nejprve si ale musíte ujasnit, co přesně potřebujete, protože ceny se mohou u různých výrobců a poskytovatelů služeb podstatně lišit. Budete muset nejspíš vyhodnotit několik variant a na základě nějaké rozhodovací metody pak zvolit tu variantu, která pro vás bude nejvýhodnější.
- HW – je vhodné, když máte zaveden capacity planning, protože díky němu snadno zjistíte, jaký HW vlastně potřebujete. Nespoléhejte se jen na to, co vám řekne dodavatel.
- SW – cena vlastního SW + licence. Celková cena se může odvíjet od počtu uživatelů, kteří budou daný SW současně používat, počtu instalací daného SW až po počet CPU, na kterých daný SW poběží. Cena také mnohdy výrazně klesá při objednávce většího počtu kusů.
- Instalace a konfigurace – Potřebný HW a SW musí někdo nainstalovat a nakonfigurovat. V případě nového systému, je výhodnější tuto činnost přenechat odborníkům.
- Technická podpora a upgrady – Zjistěte si, co přesně je v ceně, v čem podpora spočívá, na kolik hodin za rok máte nárok, kolik se pak platí za hodinu, když si tento kredit vyčerpáte.
- Implementace – Instalací a konfigurací zavedení nového systému obvykle nekončí, dost často je potřeba zavést ještě odpovídající procesy a to na požadované úrovni.
- Školení – Bez ohledu na to, jak složitý nebo naopak jednoduchý je nový systém, neměli byste zapomínat na školení, protože pak utratíte mnohem víc za podporu.
- Konzultace – Je zřejmé, že čas od času se objeví nějaký problém, se kterým si nebudete vědět rady a budete potřebovat danou záležitost konzultovat s dodavatelem. Zajímejte se proto o to, kolik taková konzultace stojí.
- Administrace – Počítejte s tím, že každý systém musí někdo udržovat v chodu, monitorovat ho, optimalizovat a testovat jeho funkčnost.
- Testovacího prostředí – V některých případech, např. u systémů, které musí běžet nepřetržitě, budete muset investovat i do vybudování testovacího prostředí. Tím se může cena za HW zdvojnásobit.
- Change management – V případě, že se jedná o systém, který byl pro vás vyvinut na zakázku, počítejte s tím, že časem budete požadovat nějakou změnu a ta si vyžádá nějakou programovou úpravu. Zajímejte se proto i o to, kolik si pak dodavatel účtuje za tuto práci.
- Lidské zdroje – Je možné, že v souvislosti s novým systémem bude potřeba najmout specialistu na daný systém a ten může být dost drahý.
- Energie – Zajímat byste se měli o to, jakou má daný systém energetickou spotřebu, neboť i ta může tvořit podstatnou část provozních nákladů.
- V některých případech je vhodné započítat do celkových nákladů i Telco oblast, zejména pokud jsou nároky na datovou ale třeba i hlasovou komunikaci výrazně odlišné od předchozího řešení.
- Náklady na cestovné – někdy jsou zahrnuty v ceně řešení nakupovaného od dodavatele, ale v některých případech nejsou součástí těchto cen. Tyto náklady mohou být nezanedbatelné zejména v případě implementace systému zakoupeného od zahraniční dodavatelské firmy.
Usilujte o to, aby vám dodavatelé předkládali nabídky v takové podobě, abyste je mohli mezi sebou snadno porovnat. Pozor na nejrůznější balíčky, slevy a bonusy, které vám dodavatel začne nabízet v okamžiku, kdy se dozví, že uvažujete i o jiném řešení, ty v tom rozhodování dokážou mnohdy udělat pořádný zmatek. Soustřeďte se především na to, co opravdu potřebujete. Pokud hodnotíte nabídku od zahraničního dodavatele, nezapomínejte na to, že celková cena může být dost podstatně ovlivněna aktuálním kurzem.
ROI (Return on Investment)
ROI neboli návratnost investice vyjadřuje v podstatě čistý zisk nebo ztrátu poměřenou počáteční investicí nutnou na pořízení řešení vyjádřenou v %. Pro kalkulaci je důležité také zvolit předpokládanou dobu využitelnosti nového řešení, v IT obvykle 5 let.
- Provozní náklady dosud používaného řešení, které se tímto nahrazuje.
- Ztráty, kterým se tímto řešením zabránilo. Pokud máte nějakou statistiku, můžete zjistit, jaké byly ztráty za rok způsobené tím, že staré řešení nefungovalo.
- Výnosy nového řešení. Nezapomínejte, že výnosy mohou v dalších letech klesat nebo naopak růst, a proto se zajímejte o skutečné cash flow v jednotlivých letech.
Závěr: V tomto příspěvku jsme si popsali způsob, jak spočítat návratnosti investice. Investice je tím výhodnější, čím vyšší hodnoty ROI dosahuje.
Poznámka: V příspěvku Jak snížit náklady na IT je pár desítek naprosto konkrétních tipů, které by neměly ujít vaší pozornosti.
Štítky: IT náklady
K článku “Hodnocení IT investic: Počítáme TCO a ROI” se zde nenachází žádný komentář - buďte první.
Diskuse na tomto webu je moderována. Pod článkem budou zobrazovány jen takové komentáře, které nebudou sloužit k propagaci konkrétní firmy, produktu nebo služby. V případě, že chcete, aby z těchto stránek vedl odkaz na váš web, kontaktujte nás, známe efektivnější způsoby propagace.
