Ostatně přesvědčit se můžete sami, stačí jen zadat do vyhledávače vhodný dotaz a prohlédnout si výsledky vyhledávání. Používat pro komunikaci s klientem freemailovou adresu je nejen neprofesionální, ale existuje zde navíc i riziko úniků důvěrných informací, které mohou mít povahu osobních údajů nebo obchodního tajemství.

Freemailové služby nezaručují, že se k e-mailům na nich uložených nedostane někdo jiný. To je ostatně dáno mnoha faktory. Především tím, že komunikace mezi klientem a serverem není defaultně šifrováná a hesla k těmto e-mailovým účtům jsou tak přenášena v otevřené podobě. Stejně tak i pošta samotná se přenáší v otevřené podobě a nezašifrovaná je též uložena na serverech poskytovatele dané služby. Tyto systémy také uživatele nenutí si heslo pravidelně měnit a přihlašovací údaje mohou být odpozorovány nebo odposlechnuty neoprávněnou osobou, která tímto způsobem získává přístup k poště.

Vzhledem k tomu, že freemailové servery nabízejí velký úložný prostor (často mnohem větší, než jaký je svým zaměstnancům schopen nabídnout zaměstnavatel), svádí to mnohé uživatele k tomu, aby tyto adresy používali i k pracovním účelům a dále, aby přečtenou a zpracovanou poštu neodstraňovali, ale naopak ji nechávali uloženou na serveru a často po celou dobu existence dané e-mailové adresy. Útočník, který získá do této schránky přístup, si tak může udělat velice detailní obrázek o získaných klientech, proběhlých obchodech a činnosti dané společnosti. Pro úplnost je třeba také dodat, že poskytovatelé těchto služeb se de-facto vzdávají veškeré odpovědnosti, co se týká úniku informací a dostupnosti a kvality poskytovaných služeb.

Riziko úniku důvěrných informací existuje i v případě, že si uživatelé maily na těchto serverech nenechávají, ale stahují si je na svůj počítač. Především proto, že tato soukromá zařízení nebývají obvykle dobře zabezpečena a trpí podobnými neduhy. Data na nich uložená nejsou šifrována, používají se slabá hesla, která nejsou pravidelně měněna. Kromě toho se daná zařízení používají i k soukromým účelům a tak zde hrozí větší riziko zavedení malwaru.

Společnosti by měly na svých webových stránkách uvádět, jaké e-mailové adresy se rozhodli používat v obchodním styku, aby měl klient alespoň nějakou možnost, jak si ověřit, s kým že to vlastně komunikuje. V okamžiku, kdy např. společnost nestanoví jasná pravidla, jak mají vypadat e-mailové adresy obchodních zástupců, výrazně roste riziko phishingu a dalšího podvodného jednání vůči jejich klientům, protože ti na první pohled nepoznají, kdo je obchodní zástupce a kdo se za něj jen vydává.

V některých případech má však použití freemailové adresy smysl, např. při registraci na nejrůznějších webových stránkách za účelem získání informací, v diskusních fórech a chatu, kde není žádoucí použít firemní e-mail a pro tento účel je vhodné si založit e-mailovou adresu na jednom z mnoha freemailových serverů. Drtivá většina zaměstnanců přístup na freemail nepotřebuje a pro komunikaci s klienty a obchodními partnery by měla používat výhradně firemní e-mail.

Related posts:

1. Autentizace: proč uživatelé volí slabá hesla

Funkce automaticky předat dál nebo přesměrovat umožňuje poměrně efektivně na základě uživatelem vytvořených pravidel distribuovat poštu na odpovídající adresy a tím značně eliminovat nutnost ručního přeposílání přijatých zpráv správným příjemcům. Je zajímavé, že dokonce i Microsoft, jehož produkty tuto funkci obsahují, doporučuje funkci automatického předávání dál nebo přesměrování používat s rozmyslem, neboť si uvědomuje možná rizika.

A rizika, kterým musí společnost, jež tuto funkci používá, čelit, jsou poměrně vysoká. Zaměstnanec společnosti si např. mohl krátce před svým propuštěním aktivovat funkci automaticky předat dál a pravidlo nastavit tak, aby veškerá pošta, která bude doručena do jeho firemní schránky, byla předávána na jeho soukromou adresu nebo mohl mít toto pravidlo dokonce aktivováno po celou dobu trvání svého pracovního poměru.

Ve většině společností bývá navíc zvykem, že se e-mailová schránka okamžitě po odchodu pracovníka neruší, ale naopak se ponechává ještě po nějakou dobu aktivní, aby bylo možné došlou poštu zpracovat a odesílatele informovat, obvykle formou automatické odpovědi, o plánovaném zrušení této schránky. Jisté je, že i poté, co již tento pracovník pro danou společnost nepracuje, mohou mu stále chodit, díky funkci automaticky předat dál, do jeho soukromé schránky, umístěné kdesi na internetu, všechny zprávy, které byly doručeny do jeho firemní schránky.

Netřeba asi dodávat, že dokud tato schránka existuje, může, kdokoliv ze společnosti nebo z obchodních partnerů poslat do této schránky e-mail obsahující důvěrné informace. K této situaci dříve či později určitě dojde, neboť nepředpokládám, že byste po svých zaměstnancích požadovali, aby před odesláním mailu kontrolovali, zda příjemce mailu ve společnosti ještě pracuje nebo už ne. Navíc nejde jen o zprávy, které jsou zasílány danému pracovníkovi přímo. Uvědomte si, že daný pracovník může být členem nejrůznějších distribučních seznamů, a tudíž se může stát nejen příjemcem nejrůznějších interních sdělení, ale může dostávat i zprávy od zákazníků a obchodních partnerů vaší společnosti, kteří ho mají též ve svých distribučních seznamech.

Vzhledem k tomu, že toto pravidlo je uloženo na serveru, tak funguje tak dlouho, dokud není daná schránka zrušena. Je zřejmé, že informace, ke kterým se bývalý zaměstnanec tímto způsobem dostane, mohou být tímto bývalým zaměstnancem i zneužity. Čím déle je tato schránka aktivní, tím větší je pravděpodobnost.

Opatření proti tomuto úniku informací je poměrně snadné, stačí totiž automatické předávání nebo přesměrování mailů do internetu zakázat. Tomuto rozhodnutí by však měla předcházet analýza, jejímž cílem by mělo být zjistit, kdo tuto funkci opravdu potřebuje. Vždy zvažte, zda není bezpečnější povolit vybraným pracovníkům vzdálený přístup do pošty, která prostory společnosti neopouští.

Někdy může být požadavek na automatické předávání mailů mimo společnost oprávněný. Nemusíte však kvůli tomu nutně povolovat předávání zpráv do celého internetu, stačí když to povolíte jen na některé domény, např. dceřiné společnosti nebo společnosti, které pro danou společnost poskytují nějaké služby.

Poznámka: Kromě funkce „automaticky předat dál” existuje ještě funkce „přesměrovat”. Rozdíl mezi těmito dvěma funkcemi spočívá v tom, že zatímco při předávání zůstane zpráva v doručené poště, tak při přesměrování tato zpráva v doručené poště nezůstává.

Related posts:

1. Používáte funkci Mimo kancelář?
2. Základy kryptografie pro manažery: hashovací funkce

Z průzkumu, který jsme provedli, vyplynulo, že naprostá většina automatických odpovědí, které jsme analyzovali, obsahovala poměrně zajímavé informace. Dozvěděli jsme se nejen to, od kdy do kdy je pracovník na pracovišti zaměstnavatele nepřítomen a kdo ho v jaké záležitosti zastupuje, ale dokonce i jaké jsou e-mailové adresy, telefonní čísla a pracovní pozice těchto zastupujících osob.

Výsledky analýzy nás nepřekvapily, vysvětlujeme si je tak, že většina marketingově orientovaných společností si nejspíš neuvědomuje, že informace, které jejich zaměstnanci v automatické odpovědi běžně uvádí, nemusí posloužit jen kolegovi z jiného oddělení, klientovi nebo obchodnímu partnerovi, ale mohou být i zneužity.

A možností zneužití je hned několik. Útočník může např. jen prostým zasíláním mailů zkoušet, od koho mu přijde odpověď, že je „Mimo kancelář” a potom použít technik sociálního inženýrství, aby zjistil další informace potřebné k tomu, aby se za vás mohl vydávat, získat vaší identitu, vyloupit vás nebo vás navštívit u vás doma a donutit vás k provedení příslušné operace v IS společnosti, do kterého ví, že máte vzdálený přístup. Mimochodem o tomto posledním riziku pojednává příspěvek Rizika práce z domova.

Nemusíte být ale hned obětí takto sofistikovaného útoku, mnohem častější je případ, že útočník z automatické odpovědi zjistí, jaký systém používáte a následně zaplaví vaší e-mailovou schránku malwarem určeným pro daný systém a bude spoléhat na to, že po svém návratu nebudete tak obezřetní a v množství mailů otevřete i přílohu, kterou byste za normální situace nejspíš neotevřeli.

Jak proti výše uvedeným hrozbám bojovat? Jednoduše – funkci mimo kancelář nepoužívat a když už, tak jen uvnitř společnosti. Rozhodně není žádoucí povolovat tuto funkci směrem do internetu. Nebo chcete tvrdit, že když odjíždíte někam na dovolenou, tak si na dveře vašeho domu nebo bytu dáváte ceduli, od kdy do kdy jste pryč? Pokud ne, tak není důvod, abyste to dělali v případě mailu.

Nyní se podívejme na užitečnost funkce „Mimo kancelář” z pohledu klienta. Pokud klient obdrží od zaměstnance společnosti zprávu typu “Momentálně jsem nepřítomen…” Příliš ho to asi nepotěší, protože ho to stálo čas i peníze (napsání mailu jeho odeslání a stažení odpovědi o nepřítomnosti) a jeho požadavek stejně nebyl vyřízen. Takže musí mail poslat znovu a tentokrát na jinou adresu (a znovu ho to stojí čas a peníze a pořád nic nemá). Nedej bože, aby i z této adresy přišla odpověď “Momentálně jsem nepřítomen” a může si to zopakovat do třetice. Jestli namítáte, že tohle se nemůže stát, tak vás můžeme ubezpečit, že to není až tak výjimečný jev, obzvlášť ve velkých společnostech. Asi se shodneme, že takovýto přístup ke klientovi není zrovna nejlepší a k budování dobrého vztahu příliš nepřispívá. Mě jako klienta totiž vůbec nezajímá, že pracovník, na kterého mám mail, je na dovolené. Já chci uspokojit svůj požadavek a chci ho uspokojit hned.

Pokud vás zajímá, jak tuto situaci řeší moderně procesně řízená a marketingově orientovaná společnost, tak vězte, že pracovník takové společnosti v případě své nepřítomnosti, která trvá déle než jeden den, přesměruje svou poštu na kolegu nebo ještě lépe do sdíleného mailboxu, do kterého mají ostatní jeho kolegové přístup. Takovýto přístup nejenže eliminuje hrozby uvedené výše, ale zvyšuje i kvalitu obsluhy klienta.

Pokud však nevyužíváte ve vztahu k vnějšímu světu sdílené poštovní schránky, kde je před zavináčem něco jako info, podpora, obchod, reklamace, což doporučujeme, neboť je to profesionální a efektivní, ani nechcete všechny zprávy, které jsou doručovány do vaší schránky automaticky předávat dál ani nastavit přístup do složky „Doručená pošta“ kolegovi, který vás v době vaší nepřítomnosti zastupuje, potom potřebujete naformulovat takovou odpověď, která toho vyzradí co nejméně. Jak by měla vypadat ideální automatická odpověď v době nepřítomnosti, vám neřekneme, protože ji sami nepoužíváme. Můžete zkusit třeba tuto:

„Nyní jsem mimo kancelář, vaší zprávě se budu věnovat po svém návratu. Pokud je váš požadavek urgentní a nesnese odkladu, zašlete váš e-mail na adresu …“

A místo těch třech teček si doplňte adresu kolegy nebo ještě lépe sdílené poštovní schránky. Útočník se ze zprávy sice dozví, že jsem pryč, ale neví, kde jsem, ani kdy se vrátím.

A co vy, používáte funkci mimo kancelář?

Related posts:

1. Používáte funkci automaticky předat dál?